Eventgrup unifica su gestión con la implantación de Sage 100

La compañía de recreación y gestión de eventos se ha apoyado en este ERP para apuntalar su crecimiento.

Autor: Virginia Toledo - 23 Febrero, 2009

Fruto de la unión de dos empresas, en 2005 nacía en Castellón Eventgrup, un grupo dedicado a la realización de eventos generales y deportivos, a la atención de actividades de recreación infantil y juvenil, así como al diseño de actuaciones de comunicación y patrocinios. Muy pronto, el proyecto fue ganando en complejidad, y en la actualidad Eventgrup se ha consolidado como organizadora de eventos para diferentes ayuntamientos, para compañías como El Corte Inglés o el Villarreal Club de Fútbol.
El crecimiento de esta empresa motivó que, finalmente, se decidiera por la implantación de un sistema de gestión que cubriera todos sus requerimientos. “Antes de implantar Sage 100, realizábamos las tareas administrativas con herramientas ofimáticas de Microsoft, como Access o Excel, y utilizábamos una aplicación de otro proveedor para llevar a cabo la contabilidad. En ese entonces el equipo que realizaba estas tareas estaba compuesto por tres o cuatro personas y el sistema funcionaba”, explica Francisco Viciano, director general de Eventgrup.

Sin embargo, cuando hace dos años la firma dio un salto en su negocio –con nuevas instalaciones, equipos informáticos, producción, etc.–, la antigua forma de trabajar empezó a no resultar tan eficiente. “Ahora ya somos diez personas fijas en plantilla (tres en comunicación, tres en administración y cuatro en producción), y a ellas hay que sumar los trabajadores eventuales (azafatas y monitores), que llegan a ser una media de 15 al mes”, describe Francisco Viciano. La problemática estaba clara, ya que había que hacer frente a distintos tipos de eventos, diferentes proveedores y patrocinadores, clientes, personal…“Necesitábamos urgentemente tenerlo todo integrado y poder controlarlo desde un programa de gestión”, resume Viciano. El partner de confianza de Eventgrup, Global Soft, propuso el programa Sage 100 como solución. “Huimos de las herramientas a medida, y propusimos Sage 100 porque es un programa totalmente parametrizable y maleable. Es una herramienta de trabajo perfecta para cualquier departamento de administración”, subraya Inmaculada Dos, jefe de producto de Sage 100 en Global Soft.

Ahora, desde el ERP se gestiona prácticamente todo: el control de clientes, las compras, los artículos en stock, la contratación de personal y la facturación con enlace contable, entre otras actividades. En cuanto a las mejoras detectadas, según Viciano, la principal ha sido “la centralización de los recursos, de manera que cada persona puede seguir el proceso de un evento desde el programa, sin necesidad de buscar o preguntar por toda la empresa. También disponemos de estadísticas de ventas, fundamentales para nosotros, y podemos saber en todo momento las actividades realizadas por los clientes, algo muy útil para conocer las fechas de los eventos contratados por los ayuntamientos”.
La integración y formación en Sage 100 fue también muy sencilla. “Ha sido muy fácil adaptarse a la aplicación y nos ha ayudado en el crecimiento de la empresa durante estos dos últimos años”, concluye el director general de Eventgrup.

ANATOMÍA DE UNA SOLUCIÓN

-Problema: necesidad de integrar en una sola herramienta de gestión todas las actividades administrativas de la empresa, como recursos humanos, control de patrocinadores y clientes, etc.
- Solución: un software de gestión totalmente parametrizable y maleable, capaz de centralizar todos los recursos.
- Productos y servicios empleados: Sage 100.
- Partner: Global Soft.

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